privacy policy

PRIVACY POLICY – HDF CONSULTING
Effective Date: April 9, 2025
Data Controller / Responsible Party: HDF Consulting
Information Officer: HDF Consulting Privacy Compliance Lead
Contact Email: support@hdfconsulting.com

1. What Information We Collect

We may collect the following types of information:

• Personal identifiers (e.g. name, email address, phone number)
• Business details (e.g. company name, job title)
• Technical data (IP address, browser type, cookies)
• Website usage data (pages visited, time spent)

2. Why We Collect It

We use this information to:

• Respond to your inquiries
• Deliver our services
• Improve user experience on our site
• Meet legal and contractual obligations

3. Legal Bases for Processing

In compliance with GDPR and POPIA, we process your data based on:

• Your consent (e.g. contact forms, newsletter signups)
• Our legitimate interests (e.g. analytics, security)
• Contractual necessity (e.g. project communications)
• Legal obligations (e.g. record-keeping)

4. Your Rights (GDPR + POPIA)

You have the right to:

• Access your personal information
• Correct or delete your data
• Object to or restrict certain types of processing
• Withdraw consent at any time
• Lodge a complaint with CNIL (France) or the Information Regulator (South Africa)

5. Cookies and Trackers

We use cookies to:

• Ensure the website functions correctly
• Improve performance through analytics tools (like Google Analytics)
• Enable features like contact forms

You may accept or refuse non-essential cookies via our cookie banner or your browser settings.

6. Data Retention

We retain your personal information only for as long as necessary to fulfill the purpose it was collected for, or to comply with applicable legal requirements. For example, financial or tax data may be stored for up to 6 years.

7. Data Transfers

If your data is transferred outside of the EU or South Africa, we ensure it is protected by appropriate safeguards, such as Standard Contractual Clauses (SCCs) or equivalent frameworks.

8. Data Security

We take appropriate technical and organizational security measures to protect your personal data from unauthorized access, loss, or misuse. This includes secure servers, encryption, and access controls.

9. Sharing with Third Parties

We do not sell your data. We only share it with:

• Service providers (e.g. hosting, email, analytics), under confidentiality agreements
• Public authorities where legally required

10. Updates to this Policy

We may update this Privacy Policy as laws or our practices change. Updates will be posted on this page with a new effective date.

FR POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ – HDF CONSULTING
Date d’entrée en vigueur : 9 avril 2025
Responsable du traitement : HDF Consulting
Responsable conformité données personnelles : HDF Consulting – Responsable de la conformité à la protection des données
Adresse e-mail de contact : support@hdfconsulting.com

1. Données que nous collectons

Nous collectons les types de données suivants :

• Données d’identité (nom, prénom, société, fonction)
• Coordonnées (adresse e-mail, numéro de téléphone)
• Données techniques (adresse IP, type de navigateur, cookies)
• Données d’utilisation (pages consultées, durée des visites)

2. Raisons de cette collecte

Nous utilisons vos données personnelles pour :

• Répondre à vos demandes via le formulaire de contact
• Fournir nos services de conseil
• Améliorer l’expérience utilisateur du site
• Respecter nos obligations légales et contractuelles

3. Fondements juridiques du traitement

Nous traitons vos données sur la base :

• De votre consentement explicite (formulaires, cookies)
• De l’exécution d’un contrat (si vous devenez client)
• D’une obligation légale
• De notre intérêt légitime (sécurité du site, analyse d’audience)

4. Vos droits (RGPD + POPIA)

Vous disposez des droits suivants :

• Droit d’accès à vos données
• Droit de rectification ou de suppression
• Droit de limitation ou d’opposition au traitement
• Droit de retirer votre consentement
• Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (France) ou du régulateur POPIA (Afrique du Sud)

5. Cookies et traceurs

Nous utilisons des cookies :

• Fonctionnels (essentiels au bon fonctionnement du site)
• De performance (analyse d’audience – ex. Google Analytics)
• Marketing (avec votre consentement)

Vous pouvez les accepter ou refuser via la bannière de consentement ou les paramètres de votre navigateur.

6. Durée de conservation des données

Nous conservons vos données uniquement le temps nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées ou pour satisfaire à nos obligations légales (ex. conservation fiscale de 6 ans).

7. Transferts de données hors UE / Afrique du Sud

Si nous transférons des données vers des pays en dehors de l’UE ou de l’Afrique du Sud, nous veillons à ce qu’elles soient protégées par des mécanismes adéquats (clauses contractuelles types, décisions d’adéquation, etc.).

8. Sécurité des données

Nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées (serveurs sécurisés, chiffrement, restrictions d’accès) pour garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de vos données.

9. Partage avec des tiers

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Elles peuvent être partagées uniquement avec :

• Des prestataires de services liés à notre activité (hébergeur, email, analyse de trafic), sous clauses de confidentialité strictes
• Les autorités compétentes si la loi l’exige

10. Mise à jour de cette politique

Cette politique peut être mise à jour à tout moment pour refléter les évolutions légales ou nos pratiques internes. La date de mise à jour est indiquée en haut du document. Toute modification majeure sera signalée sur le site.

Contactez-nous :
Pour toute question concernant cette politique ou vos droits en matière de données, écrivez-nous à support@hdfconsulting.com.

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